В Україні завершується перехід на електронні трудові книжки - паперовий формат поступово відходить у минуле. Остаточний дедлайн для оцифрування документів - 10 червня 2026 року.

Електронні трудові книжки запровадили ще у 2021 році. Вони містять всю інформацію про трудову діяльність працівника — стаж, місця роботи, переведення та звільнення. Дані зберігаються у реєстрі Пенсійного фонду, що дозволяє перевіряти їх онлайн і значно спрощує оформлення пенсії.

Що зміниться після дедлайну

Після 10 червня 2026 року електронна система стане основною. Паперові трудові книжки не зникнуть повністю, але перейдуть у статус допоміжного або архівного документа.

Роботодавці більше не зобов’язані будуть їх зберігати -  після оцифрування книжки видаватимуть працівникам на руки.

Водночас записи можуть існувати паралельно - за бажанням працівника роботодавець і надалі може вносити дані до паперової версії.

Чи потрібно поспішати

Навіть якщо не встигнути оцифрувати трудову книжку до дедлайну - критичних наслідків не буде. Документи можна подати пізніше, зокрема під час оформлення пенсії.

Однак є нюанс - у такому разі може знадобитися додаткове підтвердження стажу, що затягне процес і створить зайві перевірки.

Особливо важливо оцифрувати записи до 2004 року, адже саме вони не завжди є в електронних реєстрах.

Як перевести трудову в електронний формат

Оцифрувати трудову книжку можна двома способами:

  • через роботодавця;
  • самостійно через портал Пенсійного фонду або у його сервісному центрі.

Потрібно відсканувати всі заповнені сторінки документа, а також інші підтвердження стажу — дипломи, військовий квиток чи документи про народження дітей.

Файли мають бути чіткими, кольоровими та у форматах JPG або PDF.

Навіщо це потрібно

Перехід на електронні трудові книжки має кілька переваг:

  • автоматичне нарахування пенсії без довідок;
  • доступ до даних онлайн;
  • зменшення ризику втрати документів;
  • спрощення обліку трудового стажу.

Фактично, паперова трудова книжка поступово перетворюється на особистий архів, тоді як основний облік трудової діяльності переходить у цифровий формат.